Trang chủ1. Mục đích lưu giữ tài liệu
– Đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp: Những tài liệu này thống kê rất nhiều nội dung, con số tài chính quan trọng và hết sức có giá trí, từ đó dễ dàng cho biết tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, làm cơ sở để người quản lý doanh nghiệp đưa ra được những kế hoạch sản xuất, chiến lược kinh doanh để phát triển doanh nghiệp.
– Bằng chứng cho các cơ quan Nhà nước: Trường hợp cơ quan thuế, bộ phận thanh tra và kiểm toán kiểm tra hoạt động, sự minh bạch của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể nhanh chóng dùng những tài liệu đã lưu giữ để chứng minh.
– Chuyển giao thông tin giữa các thành viên công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng.
2. Những tài liệu cần lưu giữ
Khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020, các tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ được chia thành các nhóm sau:
(i) Các tài liệu pháp lý doanh nghiệp:
– Điều lệ công ty.
– Quy chế quản lý nội bộ của công ty.
– Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
(ii) Các tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp:
– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.
– Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
– Giấy phép và giấy chứng nhận khác.
– Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
(iii) Các tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp:
– Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.
– Các quyết định của doanh nghiệp.
(iv) Các tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp:
– Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
– Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
3. Địa điểm và thời gian lưu giữ
Về địa điểm lưu giữ: Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
Về thời gian lưu giữ: Việc lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật như Luật Đất đai, Luật Sở hữu trí tuệ, Thông tư 10/2022/TT-BNV…