Trang chủViệc lưu giữ các tài liệu của công ty không chỉ với mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp, mà còn là yêu cầu của pháp luật (cụ thể Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020). Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức của công ty việc lưu trữ này sẽ được giao cho bộ phận hành chính- nhân sự, kế toán, hay pháp chế… Bài biết dưới đây đề cập những loại giấy tờ pháp lý nào liên quan đến tổ chức quản lý doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ và những lưu ý.
Đọc thêm: Sổ cổ đông và những lưu ý
Một số lưu ý sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh
* Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành và các giấy xác nhận/thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Với các tài liệu nàu cần lưu ý các nội dung: công ty, mã số DN, trụ sở, vốn, ngành nghề, người đại diện theo pháp luật.
– Hồ sơ thành lập và hồ sơ thay đổi ĐKDN từng lần: giấy đề nghị, điều lệ nộp kèm, danh sách cổ đông, biên nhận, kết quả xử lý.
Với tài liệu này lưu theo thứ tự thời gian từ khi thành lập đến hiện tại.
* Điều lệ công ty
– Điều lệ công ty hiện hành: Bản đang áp dụng phải khớp thông tin ĐKDN và cơ cấu quản trị thực tế.
– Toàn bộ bản sửa đổi, bổ sung Điều lệ và biên bản/nghị quyết/quyết định thông qua. Không chỉ lưu bản mới; cần lưu lịch sử sửa đổi để truy vết thẩm quyền.
* Sổ cổ đông, vốn, cổ phần
– Sổ đăng ký cổ đông.
– Danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông hiện hữu, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Đối chiếu với hồ sơ ĐKDN, Điều lệ và sổ cổ đông.
– Hồ sơ góp vốn/chuyển nhượng cổ phần cơ bản: chứng từ góp vốn, hợp đồng chuyển nhượng, thanh lý, hồ sơ cập nhật sổ cổ đông. Chỉ áp dụng khi có phát sinh góp vốn/chuyển nhượng.
– Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có)
* Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị
– Sổ biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị. Bộ lưu chính cho các cuộc họp và quyết định quản trị.
– Hồ sơ họp ĐHĐCĐ thường niên/bất thường: thông báo mời họp, chương trình, tài liệu họp, danh sách dự họp/ủy quyền, phiếu biểu quyết. Lưu cùng biên bản và nghị quyết ĐHĐCĐ.
– Biên bản họp, nghị quyết ĐHĐCĐ; hồ sơ lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản (nếu có) kèm phiếu lấy ý kiến, biên bản kiểm phiếu, phiếu hợp lệ/không hợp lệ
– Hồ sơ họp/lấy ý kiến HĐQT: tài liệu họp, phiếu biểu quyết, biên bản họp, nghị quyết/quyết định HĐQT cần lưu đủ để chứng minh thẩm quyền thông qua các vấn đề quản trị.
* Hội đồng quản trị, chủ tịch Hội đồng quản trị và quản lý
– Quy chế hoạt động HĐQT/quy chế quản trị nội bộ công ty nếu đã ban hành cần lưu bản hiện hành và các bản sửa đổi.
– Hồ sơ bầu, bổ nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT, Giám đốc/Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật. Kèm nghị quyết/biên bản họp đúng thẩm quyền và hồ sơ cá nhân cơ bản.
– Quyết định phân quyền, ủy quyền ký kết, phân cấp phê duyệt giao dịch của HĐQT/Chủ tịch HĐQT dùng để kiểm tra thẩm quyền ký hợp đồng, ngân hàng, hồ sơ nội bộ.
—-> Tham khảo bảng Checklist hồ sơ pháp lý doanh nghiệp tại đây
Với bài viết này hy vọng sẽ hữu ích cho doanh nghiệp hoặc những người đang là pháp chế doanh nghiệp.
Lưu ý: Các thông tin, nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0867.678.066 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác
Khách hàng cần tư vấn chi tiết mời liên hệ:
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ DƯƠNG CÔNG
Văn phòng: Số 10 ngõ 40 Trần Vỹ, phường Phú Diễn, TP Hà Nội
Số điện thoại: 0867.678.066
Email: vanphongluatsuduongcong@gmail.com
Facebook: Hỗ trợ pháp lý
Tikok: Lscchannel