Trang chủDấu treo, dấu giáp lai được thực hiện rất phổ biến trong các văn bản và trong công tác văn thư. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ dấu treo là gì? dấu giáp lai là gì? và cách đóng dấu sao cho chuẩn. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt dấu treo và dấu giáp lai theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
1. Dấu treo
1.1. Dấu treo là gì?
Dấu treo là con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý mà chỉ khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo, thay đổi hồ sơ, giấy tờ liên quan.
1.2. Dấu treo đóng ở đâu? Cách đóng thế nào?
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, việc đóng dấu trên trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Trong đó, dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Dấu treo phải đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
1.3. Dấu treo sử dụng khi nào?
Dấu treo thường được sử dụng cho các văn bản có nhiều phụ lục kèm theo. Nhiều cơ quan hay đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
2. Dấu giáp lai
2.1.Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.
2.2.Có bắt buộc đóng dấu giáp lai không?
Hiện nay, pháp luật không có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản có nhiều tờ như hợp đồng, văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật… đều sẽ được đóng dấu giáp lai nhằm mục đích:
– Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
– Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
2.3.Đóng dấu giáp lai như thế nào?
Đóng dấu giáp lai ở đâu?
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy, dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần các tờ giấy ở mép phải của văn bản hoặc phụ lục.
Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang
Dấu giáp lai được đóng trùm lên từ 02 – 05 tờ văn bản theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 30.
3. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai
Căn cứ Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và công việc văn thư trên thực tế, có thể phân biệt dấu treo và dấu giáp lai qua các tiêu chí sau:
| Phân biệt | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| Khái niệm | Dấu treo là con dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Dấu giáp lai là con dấu đóng lên mép phải của các tờ của một văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu. |
| Mục đích | – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do cơ quan ban hành.
– Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. |
– Xác thực văn bản nhiều tờ.
– Xác thực thứ tự các tờ. – Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. |
| Cách đóng dấu | – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan.
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. |
– Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
– Đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. |
| Văn bản thường dùng | – Văn bản hành chính, văn bản nội bộ.
– Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này. – Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. – Bản sao các văn bản sao y. |
Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. |
Trên đây là thông tin về Dấu treo là gì? Dấu giáp lai là gì? Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0867.678.066 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.
Khách hàng cần tư vấn chi tiết mời liên hệ:
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ DƯƠNG CÔNG
Văn phòng: Số 10 ngõ 40 Trần Vỹ, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Số điện thoại: 0867.678.066
Email: vanphongluatsuduongcong@gmail.com